Електронна трудова книжка — це цифрова версія традиційної паперової трудової книжки, яка зберігає всі дані про трудову діяльність працівника в електронному вигляді. Її мета — зробити облік трудового стажу зручним, швидким і безпечним.
Історія впровадження електронної трудової книжки
Ідея створення електронної трудової книжки з’явилася у відповідь на необхідність цифровізації державних процесів. В Україні цей процес офіційно стартував у 2021 році, коли Верховна Рада ухвалила закон, який запроваджує перехід від паперових до електронних записів трудової діяльності. Протягом п’яти років підприємства та працівники повинні були перевести дані з паперових книжок у цифровий формат.
Як виглядає електронна трудова книжка
Електронна трудова книжка зберігається на вебпорталі Пенсійного фонду України (ПФУ). Там відображається уся інформація про роботу, посади, дати прийняття та звільнення, відпустки та інші відомості. Для доступу до неї працівнику потрібно мати електронний цифровий підпис (ЕЦП) або BankID.
Переваги електронної трудової книжки
Перехід на електронну трудову книжку має безліч переваг:
- Зручність. Дані доступні онлайн у будь-який час.
- Безпека. Інформація надійно зберігається на серверах ПФУ.
- Економія часу. Не потрібно робити копії, вести паперові записи чи відновлювати втрачену книжку.
- Доступ до стажу. Працівник може миттєво перевірити свій стаж і підтвердити його для пенсії.
Як оформити електронну трудову книжку
Щоб оформити електронну трудову книжку, потрібно пройти декілька простих кроків:
- Зареєструватися на порталі Пенсійного фонду України.
- Авторизуватися через BankID або електронний підпис.
- Завантажити відскановані копії сторінок паперової трудової книжки.
- Дочекатися перевірки та внесення інформації до бази ПФУ.
Після підтвердження даних електронна трудова книжкаа буде доступна для перегляду онлайн.
Як перевірити електронну трудову книжку
Щоб перевірити електронну трудову книжку, потрібно увійти до особистого кабінету на порталі eservices.pfu.gov.ua. У розділі “Електронна трудова книжка” користувач може переглянути:
- періоди роботи;
- найменування роботодавців;
- дати прийому та звільнення;
- загальний трудовий стаж.
Також є можливість завантажити довідку у форматі PDF або відправити запит для уточнення даних.
Як внести зміни до електронної трудової книжки
Якщо працівник виявив неточності в електронній трудовій книжці, потрібно звернутися до роботодавця або до ПФУ. Зміни можна внести, подавши підтверджуючі документи, такі як накази про прийняття чи звільнення, довідки з місця роботи, архівні документи тощо.
Хто має доступ до електронної трудової книжки
Доступ до електронної трудової книжки має сам працівник і Пенсійний фонд України. Роботодавці можуть переглядати дані лише після згоди працівника. Це забезпечує захист персональної інформації та дотримання конфіденційності.
Електронна трудова книжкаа для роботодавців
Для роботодавців електронна трудова книжкаа значно спрощує кадрову роботу. Вони можуть швидше оформлювати працівників, передавати дані про прийом або звільнення до ПФУ в електронному вигляді, а також зменшити кількість паперових документів у відділі кадрів.
Перехідний період: електронна та паперова книжка
На перехідний період діє подвійна система — електронна і паперова книжки. Працівник може залишити паперову книжку у себе як особистий документ, однак офіційним джерелом інформації вважається електронна трудова книжкаа.
Відповідальність за ведення електронної трудової книжки
Відповідальність за правильність даних несе як працівник, так і роботодавець. Якщо підприємство не подає необхідну інформацію до ПФУ, працівник має право звернутися самостійно та подати документи через особистий кабінет.
Як електронна трудова книжкаа впливає на пенсійне забезпечення
Електронна трудова книжкаа спрощує процес призначення пенсії. Всі дані автоматично враховуються під час розрахунку стажу. Завдяки цьому Пенсійний фонд може швидко перевірити необхідну інформацію без участі працівника.
Безпека даних в електронній трудовій книжці
Всі записи захищені сучасними засобами шифрування. ПФУ використовує державні сервіси з високим рівнем кіберзахисту, що мінімізує ризик втрати або несанкціонованого доступу до даних.
Чому електронна трудова книжка — це майбутнє
Перехід на електронну систему — це не просто зручність, а важливий крок у розвитку цифрової держави. Україна йде шляхом автоматизації всіх державних послуг, і електронна трудова книжка є прикладом ефективної цифровізації.
Як отримати довідку про стаж через електронну трудову книжку
На порталі Пенсійного фонду можна завантажити довідку про трудовий стаж. Вона має юридичну силу й може використовуватися під час оформлення пенсії, кредиту або соціальної допомоги.
Електронна трудова книжка для молодих спеціалістів
Для студентів і випускників електронна трудова книжка є зручною стартовою платформою. Всі перші записи про стаж автоматично зберігаються, що спрощує процес підтвердження досвіду роботи в майбутньому.
Міжнародний досвід електронних трудових книжок
Багато країн світу вже давно перейшли на електронний облік праці. Наприклад, у Польщі та Литві система зберігає дані в єдиному реєстрі, а в Естонії електронна трудова книжка пов’язана з системою соціального страхування. Україна використовує схожу модель, що гарантує ефективність і надійність.
Поради працівникам щодо користування електронною трудовою книжкою
- Регулярно перевіряйте свої дані на порталі ПФУ.
- Завантажуйте копії документів про прийом і звільнення.
- Зберігайте доступ до електронного підпису.
- Використовуйте офіційні джерела для входу.
Читати далі: Мерлин — легендарний чарівник, якого не забуде історія
Часті запитання (FAQ) про електронну трудову книжку
Електронна трудова книжка — це цифровий документ, який зберігає всі дані про трудову діяльність людини.
Необхідно зареєструватися на порталі Пенсійного фонду, авторизуватися через BankID і завантажити скани паперової книжки.
Ні, достатньо електронної трудової книжки, але паперову можна зберігати як архів.
Увійдіть до особистого кабінету ПФУ та відкрийте розділ “Електронна трудова книжка”.
Так, дані зберігаються на державних серверах із високим рівнем захисту.
Висновок:
Електронна трудова книжка — це крок уперед у напрямку цифрової України. Вона робить облік трудового стажу простим, зручним і надійним. Завдяки електронному формату працівники отримують повний контроль над своїми даними, а роботодавці — сучасний інструмент управління кадрами.
